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如何办好一场高质量会议?
作 者:转载
来 源:交投集团机关部室
添加时间:2019-06-18

 转自《企业管理杂志》企业号

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有的日本制造业企业,把一些包括生产管理在内的经营管理会议,尽量组织、安排在车间或者仓库召开。尤其是站立会议的现场没有桌椅板凳,以讨论沟通问题为主,注重会议气氛。

会议管理是企业管理活动必不可少的组成部分。会议的纪律、效率、质量和评价等,都是企业经营管理水平的一种体现。关于会议管理方法,日本企业的一些会议管理事例值得参考借鉴。

一、会议纪律

笔者到日本企业参加商务会议时,阅读了一些挂在会议室墙壁上的《会议纪律守则》,一份严禁的《会议纪律守则》不仅能提高会议效率,而且还能提高会议质量。笔者参考了一些日本企业的《会议纪律守则》,简要规纳了一份如下的会议纪律作为参考样本(见表1)

表1

纪律对象

会议纪律守则

 

 

参加人员

 

 

1.提前入座,一般提前3至5分钟左右为宜。

2.保持联系,迟到或缺席时要提前告知。

3.认真准备,会议资料提前过目。

4.积极发言,但不搞“一言堂”。

5.言简意赅,清晰表达自己的意见。

 

 

主持人员

 

 

1.准备充分,提前确认所需会议用品是否完备。

2.保护环境,不复印多余的文件资料。

3.控制时间,一般限定在1小时内。

4.限定人数,会议人数越少越好。

5.明确议题,不谈论议题以外的话题。

很多日本企业规定,即使是只有本企业员工参加的内部会议,只要是借用外部会议室,或使用客户企业的会议室。一律禁止谈论任何重要的商业信息。因为,要时刻注意隔墙有耳。而且,现代化的会议室内,设置着各种音像设备和IT系统,从守秘原则考虑,谨慎选择、安排会议室,已成为遵守会议纪律的重要考虑因素。 

二、会议效率

日本企业内部的各种会议,基本可以归纳为以下三种类型:1决策研讨型会议;2价值创造型会议;3信息共享型会议。针对各种类型的会议,企业在员工培训教材中,对“会议效率”专门作了一些定义(见表2)

表2

阶段

会议效率定义

会前

 

会议效率=会议日程调整时间+会议资料编写准备时间+会议资料提前传阅时间+预备会议时间+交通移动时间

会中

会议效率=会议次数×每次有效利用时间×参加人数

会后

会议效率=会议纪要编写时间+会议议题复议时间+会议纪要个别事项确认时间+变通移动时间

为了便于描述,表3是笔者简要总结的一份某企业某年度销售计划会议的会议效率评价结果。

表3

阶段 

上年度会议(小时)

本年度会议(小时)

增减时间

差异原因

会前

会议效率=1+2+3+4+5=15

会议效率=1+2+3+4+6=16

+1小时 

会中

会议效率=1×2 x 3 =6 

会议效率=1×2 x 3 =6 

0

无差异

会后

会议效率=1+2+3+5=11

会议效率=1+2+3+6=12

+1小时

合计

32

34

+2小时


很多日本企业,在数年前就开始推广应用网络视频的方式召开会议。一些日本企业,投资添置了网络视频会议系统后,正式启用的第一个月所节省的差旅费用,就相当于网

络视频会议系统的设置费用。应用此方法后,企业间的沟通机会显著增加,虽然出差的机会减少了,但是大大提高了工作效率。

    为了严格控制会议时间,有些日本企业在会议室桌子的一侧或者两侧,摆放上闹钟。

三、会议质量

为了精简会议内容,日本企业对会议质量,提出了严格的要求,并对会议质量进行了如下定义(见表4)。

表4

阶段

会议质量定义

会前

会议质量=会前的充分准备

会中

会议质量=产生共鸣气氛+达到会议目的+按时结束会议

会后

会议质量=与会人员的理解程度+会议内容的影响深度+会议事项的实施效果

 

可以通过采取以下具体措施,提高企业的会议质量:    1.缩减会议议题。会前审阅议题,提前讨论准备删减能

在会前解决的议题; 

2改善会议方式。增加电话会议或者网络视频会议,减少以开会为目的的外地出差;   

3.精简会议人数。提前确定会议紧急程度,杜绝无关人员参加会议,等等。

四、会议管理

为了防止出现只开会讨论,不解决实际问题的现象,有的日本企业通过编制《议题管理表》的方式,管理会议效果。并规定《议题管理表》必须作为会议纪要的附件,予以归纳汇总,在会后给相关部门传阅(见表5 )

表5


会议时间

议题分类

议题内容

负责部分

协调部门

解决期限

解决状态

1

 

 

20XX年8月8日

客户服务会议一客户投诉问题

XX产品因为XX原因发生故障

技术管理部

 

客户服务部

 

20XX年9月10日之前

20XX年8月8日尚未解决

2

20XX年8月8日

 

客户服务会议一客户提议方案

开发设计一种具有××功能的新产品

经营企划部

技术管理部、客户服务部

未定下次会议继续讨论

20XX年8月8日尚未解决

 

《议题管理表》,与其说是为了概括会议需要解决的问题内容,不如说是为了加强督促管理,促使相关问题能够及时得以解决。 

五、避免争吵 

一般而言,在日本企业的内部会议上,很少发生争论、争吵的现象。由于存在严格的上下等级关系,即使领导斥责下属,也很少看到下级员工为自己辩解的情形。

    关于日本企业的内部会议讨论,笔者总是感到讨论的气氛不够热烈。日本企业的很多员工善于倾听,但是不善于参与讨论。可是,如果没有激烈的会议讨论,就难以有建设性的意见出现,若没有意见交换和各种声音的存在,是很难摩擦出新的思想火花的。

六、会议评价

日本企业非常重视会议的评价结果,要求参会者在会后提交一份《会议评价表》。会议组织者通过汇总参会者的评价结果,可以了解参会者对会议的满意程度,还可以获得改进建议。甚至有些日本企业,通过《会议评价表》来考核参会者的出席情况(见表6)

 

表6

No.

评价项目

评价要点

满意程度

(圈填选项)

备注事项(参见注释)

11

会议结果

会议时间安排

1.很满意,2.满意;3.一般; 4.不太满意;5.不满意


22


会场灯光亮度

1.很满意,2.满意;3.一般;4.不太满意;5.不满意


33


会场空调温度

1.很满意,2.满意;3.一般;4.不太满意;5.不满意


44


会场音响效果

1.很满意,2.满意;3.一般;4.不太满意;5.不满意


55

会议资料

资料内容

1.很满意,2.满意;3.一般;4.不太满意;5.不满意


66


版面编排 

1.很满意,2.满意;3.一般;4.不太满意;5.不满意


77


资料内的错别字(若有)


请注明页码

88


资料内的其他错误(若有)


请注明页码

99

会议感想

您最感兴趣的会议内容



110


您没有理解的会议内容



111


您的其他建议和意见



112


您对会议的综合评价

1.很满意,2.满意;3.一般 ; 4.不太满意;5.不满意


七、站立开会

    有些日本制造业企业,把一些包括生产管理在内的经营管理会议,尽量组织、安排在车间或者仓库召开。尤其是站立会议的现场没有桌椅板凳,以讨论沟通问题为主。注重会议气氛。这种站立开会的方式有很多好处。例如,提高会议效率、不打瞌睡、根据需要在现场直接解决问题等。这种站立开会的方式也特别适合贯彻落实一些具体、务实的经营管理措施。例如,贯彻落实(包括但不限于)以下这些日本企业常见的经营管理措施:三现主义:现场、现物、现实;三即主义:即时、即刻、即做;三觉主义:视觉、触觉、听觉;三彻主义:彻头、彻尾、彻底。

(作者:曲军  就职于某世界知名会计师事务所、北京分所、东京分所、曾参与多家、国内外企业的审计工作)


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