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浅谈照片档案的利用与收集整理
作 者:侯彦翠
来 源:石青公司
添加时间:2019-06-18

照片与纸张,作为两种记载信息文化的载体材料,有各自的特点和优势。纸张一般用作文书档案的载体,它易于保存,有规范、凭证、参考等作用,可以为管理层决策提供重要的数据支持;照片作为声像档案的载体之一,具有其特殊的画面表现形式,对历史信息的保存更是具有记录迅速、直观形象、交流广泛等的特点,它有着不可替代性。在对照片档案进行整理时,我们需要根据它的作用、特点、类别进行收集、归档和保存。笔者结合高速公路运营工作实际,就照片档案的运用效果、保存价值及如何收集整理,进行了简要分析和梳理。

一、照片档案的利用效果

1.对文字进行必要的补充。文字和照片作为档案的两大载体,在记录历史及事件运行过程中发挥了很大的作用。文字的记录相对来说较为抽象,记录者可利用相匹配的照片对事物进行补充描述,从而更完整的将整体思想进行传递。

2.迅速记录事物的瞬间。在进行各种预案演练、科技创新事物变化记录过程中,照片往往可以记录到文字无法精确的程度,或者可以抓拍到肉眼无法看到的现象,某种程度上讲,它具有唯一性和不可替代性。

3.作为文化展览的载体。照片不同与文字的最大特点,就是它的直观性,它对信息的传递很直接,不存在交流障碍,比如它可以作为企业历程展览、文化展示、重大活动记录等的传播媒介,而且对事物的阐述表达能力具有极强的阐述能力,能够很系统的提供大量信息。

4.辅助宣传报道服务。新闻照片是报道新近发生的新鲜事件,而照片档案是一种历史回忆和记录。比如在改革开放40周年及新中国成立70周年之际等重大时间节点,为了反映改革开放给新时代带来的新变化,宣传媒体会在新闻报道中刊发很多老照片,这种新旧的鲜明对比,更能直观地体现出老一辈人做出的历史成就和时代潮流发展新趋势。

二、照片档案的收集整理

在高速公路营运企业发展进程中,各单位都产生了大量的照片档案,它们对于记录运营、养护、收费、文明建设等各个项目都产生了重要的历史价值。如何规范、有序地收集、整理好照片档案,成为了我们与时俱进的一项重要工作。

1. 收集

(1)制定档案管理规章制度,做到有章可循。对照片档案进行梳,其前提条件是要制定一套完善、实用的档案规章制度,工作中,应结合高速公路运营管理实际,明确实物档案的归档要求、范畴及管理办法,做到有法可依。

(2)明确归档范围,确保照片的保存价值。照片主要记录本单位主要职能活动、重大工作成果、获得荣誉、突发紧急状况照片资料及其他具有保存价值的照片等。要求具有主题鲜明、画面清晰完整、未做修饰剪裁等特点。

(3)规定收集时间,保证档案工作的闭合性。日常工作以月、季或年度为单位,定期归档;重大活动、重要会议等工作结束时,随时归档;阶段性工作结束后,阶段归档。根据工作特点,确定收集时间,以保证档案收集资料的完整和闭合。

(4)核验照片记录要素,确保档案信息的完整性。照片保存要全面登记照片要素,尤其时、地、人及事等四大基本要素。必要时,还可提供事件产生的背景、过程及产生的影响等。交接前,本单位要进行记录核验,确保信息的完整、准确。

2. 整理

(1)分类。有的单位照片档案较少,可不分类,直接按照时间编制流水号。照片档案较多的单位,可按照领导视察、参观、座谈,本单位举办培训、演练、活动,重要会议及重大成果展示,党工团妇活动等对照片进行细化分类,同一类中,再按照时间顺序排列,如2015年度、2016年度、2017年度等。

(2)编号。照片档案编号一般通用格式为:全宗号-目录号-案卷号(册号)-单片流水号。如果本单位档案纳入省档案局,档案局会根据所在省份排出全宗号,如建设单位J25等;如果本单位档案不归入档案局,可自己建一个全宗号,也可直接使用目录号。目录号可用字母,也可用数字表示,比如照片档案中第6卷第33张照片,就表示为Z/6-6-33。

(3)目录。照片档案目录一般分为两层,第一层为总目录,第二层为分目录。总目录记录册号或者分类号、照片年度、保存位置等大框架;分目录则为册内目录,它包括序号、题名、拍摄时间、地点、作者、分类号等。目录设置,主要本着方便检索和查询目的设置。

(4)标签说明。标签文字说明相对于目录来讲,它是对题名内容的补充,是对每张照片载体更为细化的记录,包括照片中重要人物的姓名、职务、所在位置(如左一、右二等)、活动主题、参加人员数量、照片号、底片号等内容。标签制作好后,进行裁剪,随同照片一起入册即可。

3. 保存

(1)备份。在照片入册之后,可利用大容量的光盘、U盘或者移动硬盘等载体,对照片档案进行复制备份,目的是为了建立双备案查询记录,确保资料的完整,不丢失。

(2)录入。电子档案系统,是对照片档案保存的另一种更为科学、便捷的方式。按照照片档案的目录号及单片流水号,将照片电子版上传至档案系统,根据要求进行内容描述填写。数字化管理的方式,既提高了照片档案的利用率,又达到了信息资源共享的效果。

三、照片档案的保存价值

1.保存价值高。保存下来的照片,可以记录很多历史重大事件,能够为后期的考证、研究、查阅提供很大帮助。

2.节省存放空间。照片相对于实物档案的奖杯、奖牌、锦旗等载体,体积较小,相比其他媒介所占的储存空间较小,更容易储存。

3.方便交流。相对于照片来讲,文字是一种更为抽象的传播媒介,照片则不受语种、地域等多种条件限制,对于互联网传播及面对面沟通,都是一种更为有效的交流媒介。

综上所述,随着信息技术的发展,照片这种特殊的记录材料,在提供信息、回忆历史、辨别真伪、举办展览等方面,均具有重要意义。另外,做好照片档案整理归档工作,对促进规范化、标准化管理也具有举足轻重的作用。




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